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答疑:如何简化车间操作人员填写很多记录的问题?

 

摘要:本答疑针对改善操作岗填写很多记录,提出了改善的7步骤,从上到下,系统策划,针对改善,以减少不必要的非增值工作的浪费。
 

提问:云南锡业-文:不知道各位老师因车间要填写记录太多的问题苦恼过,一个部门下发七八个记录 , 加起来就是几十本,操作人员一直很苦恼啊,有没有什么好的方法来解决?2019/10/9

答疑:成都华标企管 蒋良君 2019/10/10
    在很多企业的管理体系从少到多,管理的制度和表格也随着体系的增多而增多。企业管理优秀的,通常是从“简单——繁杂——简洁”这样一个过程,你公司目前就处在“繁杂”的阶段,这也是很多企业都存在的共性问题。体系多了,做了加法,你现在要做的是做减法。对于制度、表格的多和复杂,管理改善其实可以用简单有效的方法,那就是:
在合法合规的情况下,用精益思维和IE四大原则来评审你现有制度、表格,就可以化繁为简,以减少填写表格的浪费,用更多的时间做有价值的工作。
    文工说的虽然是操作人员填写的记录,这其实是涉及到公司职能部门各自负责管理体系中涉及的表格,因此,这样的改善,还需从上到下,也就是:从上到下,系统策划,针对改善。

根据我在企业曾经做表格改善的经验,梳理了下,分享给你,以下方法仅供参考:

改善思路7步骤:
1.【成立专项小组】
成立制度和表单整合优化专项改善组【制度表格专项改善组】。小组人员应对你公司的多体系都比较熟悉,且熟悉公司的具体运作,包括每张表单的每个字段的具体用途。

2.【收集表格】
首先,收集公司里所有的表格,系统内的表格、电子表格、纸质表格(特别是现场人员要填写的记录)。收集时表单时,可按将表格按部门进行收集,注意区分哪些是各单位通用的,哪些是某各部门或车间专用的。

3.【评审表格】
小组对每张表格的用途、字段等进行逐项评审,并
运用精益思维(哪些表格存在管理上的浪费?)和IE四大原则:取消、简化、合并(整合)、重排,对表格进行改善管理改善。能取消的就取消,不能取消的就考虑合并、简化,并考虑哪些字段需优化(增减)。
在增修、减少表格时,
不仅要考虑到表格的内容改善,也需要考虑到表格的审批权限是否合理?如何划分比较合理(平衡好受控与效率的关系)?
提示1:特种设备管理、计量管理、安全管理等法规要求的制度、表格,在合法合规的情况下,也可以简化、整合、优化。
提示2:有些表格的取消或简化,可能需要得到有改善意识的高管支持。例如:点检记录,点检的目的是发现问题,记录的方式有3种:逐项记录(相对浪费时间)、多项合并记录(简化记录),只记录问题(正常的不记录,相当于取消记录)。用PDA巡检,记录的时间可能浪费在选择检查项目的菜单上。
提示3:除了记录的方式影响记录时间外,记录的时间间隔也影响记录所用的时间。例如:有在线测振测温的,则没必要每2小时人工再去检测并记录,检测的频次可以大大减少。

 




 

4.【实施改善】
1).对因确认或审批权限不合理而浪费时间的,列出清单并附表单,写明理由,找时间与高层逐项沟通。
2)根据表格评审的结果,对需合并、简化、优化的表格,由小组人员分工修改。
3)将修改后的表格,小组再会同讨论,无意义后初步定稿。
4)在EXCEL内编制改善后的
《表格清单》,包括表单的名称,适用的部门或车间、通用或专用、系统/电子/纸质,表单权责:编制、审核/确认、核准,以及几联、保存单位、保存期限、表格编号等。
注:我以前在企业工作时(虽然是2002年改善的,但改善的思路和方法,仍然没过时),将全公司表格进行专项改善后,编制了《表单审核权限一览表》,明确了表单的管理要求,并各单位的签核权限。以下是文件的局部,仅供参考。

 


5)将增修后的表格,按公司的文件审批程序,办理表格会审(表格涉及到哪些单位,则由那些单位领导参与会审)。
 

5.【文件修订】
1)将通过审核的
每张表格涉及到的文件(管理制度、作业指导/规程/标准等),修订到位
2)将增修后的文件,按公司的文件管理增修审批程序办理,发布。

6.【培训到位】
用ppt编制专项改善成果汇报。要点如下:
1)改善前后数据对比。
对修订后的表格、文件,对相关岗位应具体培训到位,确保使用人员对文件应知,确保会正确、规范填写表格(包括系统或电子文档)。
2)表格改善小组,做好执行
监督检查与纠偏。各执行单位领导,做好执行的自主检查与纠偏

7.【汇报成果】
1)梳理改善前后的数据。将表格的改善情况(原表格总数量、各单位表格数量、优化后的表格总数量、各单位表格数量)、现场人员填写表格的数量和时间,改善前后的对比。也就是说:
通过表格专项改善后,车间员工填写表格的数量减少了多少?时间节约了多少?
2)梳理改善前后典型表格的图片对比。选择少部分有代表性的。
3)表格改善,涉及到相关制度文件的修改情况、贯标与执行情况。
4)从本次专项改善中,哪些好的方法和经验,值得分享。
5)感谢对表格、制度改善给予支持的领导,
表彰为本次改善表格、制度贡献智慧的专项改善的人员。

 


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