答疑：如何简化车间操作人员填写很多记录的问题？
摘要：本答疑针对改善操作岗填写很多记录，提出了改善的7步骤，从上到下，系统策划，针对改善，以减少不必要的非增值工作的浪费。
提问：云南锡业-文：不知道各位老师因车间要填写记录太多的问题苦恼过，一个部门下发七八个记录 ， 加起来就是几十本，操作人员一直很苦恼啊，有没有什么好的方法来解决？2019/10/9
答疑：成都华标企管 蒋良君 2019/10/10
在很多企业的管理体系从少到多，管理的制度和表格也随着体系的增多而增多。企业管理优秀的，通常是从“简单——繁杂——简洁”这样一个过程，你公司目前就处在“繁杂”的阶段，这也是很多企业都存在的共性问题。体系多了，做了加法，你现在要做的是做减法。对于制度、表格的多和复杂，管理改善其实可以用简单有效的方法，那就是：在合法合规的情况下，用精益思维和IE四大原则来评审你现有制度、表格，就可以化繁为简，以减少填写表格的浪费，用更多的时间做有价值的工作。
文工说的虽然是操作人员填写的记录，这其实是涉及到公司职能部门各自负责管理体系中涉及的表格，因此，这样的改善，还需从上到下，也就是：从上到下，系统策划，针对改善。
根据我在企业曾经做表格改善的经验，梳理了下，分享给你，以下方法仅供参考：
改善思路7步骤：
1.【成立专项小组】
成立制度和表单整合优化专项改善组【制度表格专项改善组】。小组人员应对你公司的多体系都比较熟悉，且熟悉公司的具体运作，包括每张表单的每个字段的具体用途。
2.【收集表格】
首先，收集公司里所有的表格，系统内的表格、电子表格、纸质表格（特别是现场人员要填写的记录）。收集时表单时，可按将表格按部门进行收集，注意区分哪些是各单位通用的，哪些是某各部门或车间专用的。
3.【评审表格】
小组对每张表格的用途、字段等进行逐项评审,并运用精益思维（哪些表格存在管理上的浪费？）和IE四大原则：取消、简化、合并（整合）、重排，对表格进行改善管理改善。能取消的就取消，不能取消的就考虑合并、简化，并考虑哪些字段需优化（增减）。
在增修、减少表格时，不仅要考虑到表格的内容改善，也需要考虑到表格的审批权限是否合理？如何划分比较合理（平衡好受控与效率的关系）？
提示1：特种设备管理、计量管理、安全管理等法规要求的制度、表格，在合法合规的情况下，也可以简化、整合、优化。
提示2：有些表格的取消或简化，可能需要得到有改善意识的高管支持。例如：点检记录，点检的目的是发现问题，记录的方式有3种：逐项记录（相对浪费时间）、多项合并记录（简化记录），只记录问题（正常的不记录，相当于取消记录）。用PDA巡检，记录的时间可能浪费在选择检查项目的菜单上。
提示3：除了记录的方式影响记录时间外，记录的时间间隔也影响记录所用的时间。例如：有在线测振测温的，则没必要每2小时人工再去检测并记录，检测的频次可以大大减少。
4.【实施改善】
1）.对因确认或审批权限不合理而浪费时间的，列出清单并附表单，写明理由，找时间与高层逐项沟通。
2）根据表格评审的结果，对需合并、简化、优化的表格，由小组人员分工修改。
3）将修改后的表格，小组再会同讨论，无意义后初步定稿。
4）在EXCEL内编制改善后的《表格清单》，包括表单的名称，适用的部门或车间、通用或专用、系统/电子/纸质，表单权责：编制、审核/确认、核准，以及几联、保存单位、保存期限、表格编号等。
注：我以前在企业工作时（虽然是2002年改善的，但改善的思路和方法，仍然没过时），将全公司表格进行专项改善后，编制了《表单审核权限一览表》，明确了表单的管理要求，并各单位的签核权限。以下是文件的局部，仅供参考。
5）将增修后的表格，按公司的文件审批程序，办理表格会审（表格涉及到哪些单位，则由那些单位领导参与会审）。
5.【文件修订】
1）将通过审核的每张表格涉及到的文件（管理制度、作业指导/规程/标准等），修订到位。
2）将增修后的文件，按公司的文件管理增修审批程序办理，发布。
6.【培训到位】
用ppt编制专项改善成果汇报。要点如下：
1）改善前后数据对比。对修订后的表格、文件，对相关岗位应具体培训到位，确保使用人员对文件应知，确保会正确、规范填写表格（包括系统或电子文档）。
2）表格改善小组，做好执行监督检查与纠偏。各执行单位领导，做好执行的自主检查与纠偏。
7.【汇报成果】
1）梳理改善前后的数据。将表格的改善情况（原表格总数量、各单位表格数量、优化后的表格总数量、各单位表格数量）、现场人员填写表格的数量和时间，改善前后的对比。也就是说：通过表格专项改善后，车间员工填写表格的数量减少了多少？时间节约了多少？
2）梳理改善前后典型表格的图片对比。选择少部分有代表性的。
3）表格改善，涉及到相关制度文件的修改情况、贯标与执行情况。
4）从本次专项改善中，哪些好的方法和经验，值得分享。
5）感谢对表格、制度改善给予支持的领导，表彰为本次改善表格、制度贡献智慧的专项改善的人员。
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