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答疑:公司设备档案如何管理及快速检索?

料整理自:Q群“中国设备管理”,Q群号:283752911   答疑日期:2019/8/30


【提问】:华赛尔-俞
各位大哥,我们公司还是小公司,公司设备的档案纸质版文件繁多,有的文件盒都放不下了,有两个问题:
1.这些纸质版文件怎么管理,怎么快速检索?
2.设备档案怎么管理或者说是存档比较好,档案柜有什么好的管理方法。
大家有经验的,正规的公司可不可以传授一下经验,谢谢了
注:我们的设备档案是一个柜子,不是档案室。


【答疑】:成都华标企管  蒋良君

    鉴于你的设备档案就1个或几个柜子,因此快速检索设备档案的关键要素是:玻璃门档案柜+档案夹设备名称关键词,一看就知。(注:因你的档案不多,不像档案室,快速查找的关键不是根据档案编号去查)。
鉴于你公司是专业从事新型高效换热设备研发、设计、制造、工程成套及销售,针对你的情况,我写了以下方法,仅供参考:

1 第一步:你要先做好设备大分类,如:
1.1 企业内部设备类档案:

1.1.1 生产设备类:
 1.1.1.1 切割机类
 1.1.1.1.1 激光切割机
 1.1.1.1.2 德国梅塞尔数控精细离子火焰切割机
 1.1.1.2 焊接设备
 1.1.1.2.1 进口龙门焊接机器人
 1.1.1.2.2 专用端部焊机
 1.1.1.2.3 龙门式程控点焊机
 1.1.1.3 数控机床
 1.1.1.3.1 大型落地端面铣床
 1.1.1.4 (自己写)

1.1.2 检测设备类:
 1.1.2.1 传热试验室
 1.1.2.1.1 设备名称A
 1.1.2.1.2 ……
 1.1.2.2 水试验台
 1.1.2.3 电加热风洞实验室

1.1.3 公用工程类设备
 1.1.3.1 空气压缩机
 1.1.3.2 ……

1.1.4 物流类设备(自己分)
1.1.5 其他类(自己分)


1.2 客户服务类档案。如:换热设备研发、设计、制造、工程成套及销售,你可将客户按行业分(石油化工、冶金、电力、环保、船舶、生化、核电及新能源等),具体资料在按客户类别分,比较容易查找。

第二步:档案编号
根据第一步的设备分类,策划档案的编码规则,大的分类,你可用字母或拼音缩写,小分类可用序号,分类的层级,可用间隔号“-“。

第三步:准备文件夹、文件袋、文件柜
3.1 文件夹。建议使用可放11孔袋(透明袋)的文件夹,避免用档案室用的档案盒。根据需要,可在每个文件夹的首页,编制目录,目录的序号,对应11孔袋右下角的编号(数字序号)。
(下图摘自免费课件《如何做好办公室6S管理》)


3.2 文件柜。建议使用可上锁的透明玻璃柜(快速检索的基本条件:透明的柜子、档案夹设备名称关键词。因你的档案不多,不像档案室,查询的关键不是根据档案你编号去查)。

第四步:文件夹标签
确定文件夹标签的标示规范(档案目视化标准,如下图)。建议:档案编号+档案文字简称+数字序号
4.1 档案编号:按第二步策划号的规则编
4.2 档案文字:从文字,可看出文件夹内装的是什么文件。【关键词等同电子文档目录】
4.3 数字序号:如:1~4,通常用于同类设备的编码,方便取用后放回原处。
4.4 提示:文件夹标签,可在excel 内设计好(根据文件夹标签的尺寸,打印试下),统一风格。文件夹最上面,应有你公司的logo+简称,标签颜色,应考虑你的企业标准色。
4.5 提示:你一边打印标签时,可一边建立“设备档案清单”,清单包括:档案编号+档案文字简称+数字序号,以及你认为查询时有必要的信息,如:设备使用单位等信息。

 



5 第五步:文件分类装柜。
5.1 规则:将同类的设备档案,放在一个柜或一层或靠近。
5.2 放好文件夹后,若需要,可对柜子进行大分类标示(注意标识的美观、醒目)。

验证:
随机抽查想要的资料,若能在20秒内找到,说明你的档案资料管理很好!

以下方法和思路,仅供参考:

1.提示:特种设备技术档案管理 要点
对特种设备进行编号,按“一机一档”建立档案。安全技术档案至少包括以下内容:
使用登记证;
《特种设备使用登记表》
特种设备设计、制造技术资料和文件,包括设计文件、产品质量合格证明(含合格证及其数据表、质量证明书)、安装及使用维护保养说明、监督检验证书、型式试验证书等;
特种设备安装、改造和修理的方案、图样、材料质量证明书和施工质量证明文件、安装改造修理监督检验报告、验收报告等技术资料;
特种设备定期自行检查记录(报告)和定期检验报告;
特种设备日常使用状况记录;
特种设备及其附属仪器仪表维护保养记录;
特种设备安全附件和安全保护装置校验、检修、更换记录和有关报告;
特种设备运行故障和事故记录及事故处理报告。
特种设备节能技术档案包括锅炉能效测试报告、高耗能特种设备节能改造技术资料等


2.设备档案电子化的建议:
1).若有时间,你可购买扫描仪,企业扫描厚的厂商设备说明书,比较好用的扫描仪,可选高拍仪,你若考虑到档案信息化,在选择高拍仪时应考虑OCR识别功能好的(汉王)。

 


2).对已经报废或不再使用的设备档案,可向企业主管领导提出申请报废,以减少失效资料占用空间。当然,设备档案推荐性标准对设备档案的保存时间是30年,但具体的时间可由企业根据管理需要自己确定。
 


3.以下是蒋老师在企业培训时,有关设备档案管理的答疑截图,仅供参考:
摘自《2019版设备管理体系(PMS)标准化建设专题讲座》

 








提问:国核运行-朱:2019-9-7  13:18:39
看了蒋老师关于设备档案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑问,希望能得到各位老师的指导。
1. 各位老师所在企业的设备档案,是设备管理部门整理保管的,还是档案管理部门负责归档保管的?
2.设备从规划、计划到选型到采购到验收,这个过程的设备档案相对静态,对于重要设备就一机一档了。但设备还有使用记录、维护保养记录、维修记录、计量校准保管等动态管理记录。这些记录每年更新到设备档案中,还是每年合在一起为好?我们公司经常接受外部审查,一般都会要求拿出各种动态记录,如果分散在各个设备的档案中,查找都不是很方便。各位老师都是怎么做的?
谢谢!周末愉快
看了蒋老师关于设备档案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑问,希望能得到各位老师的指导。

朱提问1. 各位老师所在企业的设备档案,是设备管理部门整理保管的,还是档案管理部门负责归档保管的?
蒋良君回答1:这个看企业内部档案管理如何分工了,通常的管理分工如下:
1)没有档案室的,由设备部管理。
2)没有文控管理室的,由设备部管理。
3)有文控室的,设备使用说明书类相对固定的信息,由文控室管理。动态记录,由设备部管理。
4)有档案室的,也分几种情况:
a)设备前期资料,由档案室管理。运行期资料和记录,由设备部管理。
b)设备前期资料由档案室管理。运行期资料和记录,由设备部每月送档案室归档。

朱提问2:设备从规划、计划到选型到采购到验收,这个过程的设备档案相对静态,对于重要设备就一机一档了。但设备还有使用记录、维护保养记录、维修记录、计量校准保管等动态管理记录。这些记录每年更新到设备档案中,还是每年合在一起为好?
我们公司经常接受外部审查,一般都会要求拿出各种动态记录,如果分散在各个设备的档案中,查找都不是很方便。各位老师都是怎么做的?

蒋良君回答2:
1)特种设备,可以合在一起。
2)计量校准的计量证明、记录,独立归档,按年、月顺序归档,档案应设封面+序号,方便查询。
3)除1)2)两种情况外的归档规则【部门/车间别——设备类别——记录类别——年类别】,为方便查询,可按部门/车间的设备类别分,再对设备类按使用记录、维护保养记录、维修记录分类。按月装订(封面和侧面标示醒目的记录名称、年月标签),然后再按年装在透明袋或用绳子系(年度的记录,封面和侧面应标示醒目的记录名称、年。侧面标签,就是叠在一起,从外面的标签就可看出记录的名称、年月)。
记录多了,可用纸箱装,纸箱外也应标示设备名称、记录名称、年月。
4)按每个企业规定的记录保存期,到期可申请报废。
5)外部审查,通常是看3个月内或当年的记录。资料、记录是否好查阅,
关键是看你的记录分类和索引标示,最关键的是索引标示(目录清单+记录标签)

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