答疑：公司设备档案如何管理及快速检索？
料整理自：Q群“中国设备管理”，Q群号：283752911 答疑日期：2019/8/30
【提问】：华赛尔-俞
各位大哥，我们公司还是小公司，公司设备的档案纸质版文件繁多，有的文件盒都放不下了，有两个问题：
1.这些纸质版文件怎么管理，怎么快速检索？
2.设备档案怎么管理或者说是存档比较好，档案柜有什么好的管理方法。
大家有经验的，正规的公司可不可以传授一下经验，谢谢了
注：我们的设备档案是一个柜子，不是档案室。
【答疑】：成都华标企管 蒋良君
鉴于你的设备档案就1个或几个柜子，因此快速检索设备档案的关键要素是：玻璃门档案柜+档案夹设备名称关键词，一看就知。（注：因你的档案不多，不像档案室，快速查找的关键不是根据档案编号去查）。
鉴于你公司是专业从事新型高效换热设备研发、设计、制造、工程成套及销售，针对你的情况，我写了以下方法，仅供参考：
1 第一步：你要先做好设备大分类，如：
1.1 企业内部设备类档案：
1.1.1 生产设备类：
1.1.1.1 切割机类
1.1.1.1.1 激光切割机
1.1.1.1.2 德国梅塞尔数控精细离子火焰切割机
1.1.1.2 焊接设备
1.1.1.2.1 进口龙门焊接机器人
1.1.1.2.2 专用端部焊机
1.1.1.2.3 龙门式程控点焊机
1.1.1.3 数控机床
1.1.1.3.1 大型落地端面铣床
1.1.1.4 （自己写）
1.1.2 检测设备类：
1.1.2.1 传热试验室
1.1.2.1.1 设备名称A
1.1.2.1.2 ……
1.1.2.2 水试验台
1.1.2.3 电加热风洞实验室
1.1.3 公用工程类设备
1.1.3.1 空气压缩机
1.1.3.2 ……
1.1.4 物流类设备（自己分）
1.1.5 其他类（自己分）
1.2 客户服务类档案。如：换热设备研发、设计、制造、工程成套及销售，你可将客户按行业分（石油化工、冶金、电力、环保、船舶、生化、核电及新能源等），具体资料在按客户类别分，比较容易查找。
第二步：档案编号
根据第一步的设备分类，策划档案的编码规则，大的分类，你可用字母或拼音缩写，小分类可用序号，分类的层级，可用间隔号“-“。
第三步：准备文件夹、文件袋、文件柜
3.1 文件夹。建议使用可放11孔袋（透明袋）的文件夹，避免用档案室用的档案盒。根据需要，可在每个文件夹的首页，编制目录，目录的序号，对应11孔袋右下角的编号（数字序号）。
（下图摘自免费课件《如何做好办公室6S管理》）
3.2 文件柜。建议使用可上锁的透明玻璃柜（快速检索的基本条件：透明的柜子、档案夹设备名称关键词。因你的档案不多，不像档案室，查询的关键不是根据档案你编号去查）。
第四步：文件夹标签
确定文件夹标签的标示规范（档案目视化标准，如下图）。建议：档案编号+档案文字简称+数字序号
4.1 档案编号：按第二步策划号的规则编
4.2 档案文字：从文字，可看出文件夹内装的是什么文件。【关键词等同电子文档目录】
4.3 数字序号：如：1~4，通常用于同类设备的编码，方便取用后放回原处。
4.4 提示：文件夹标签，可在excel 内设计好（根据文件夹标签的尺寸，打印试下），统一风格。文件夹最上面，应有你公司的logo+简称，标签颜色，应考虑你的企业标准色。
4.5 提示：你一边打印标签时，可一边建立“设备档案清单”，清单包括：档案编号+档案文字简称+数字序号，以及你认为查询时有必要的信息，如：设备使用单位等信息。
5 第五步：文件分类装柜。
5.1 规则：将同类的设备档案，放在一个柜或一层或靠近。
5.2 放好文件夹后，若需要，可对柜子进行大分类标示（注意标识的美观、醒目）。
验证：随机抽查想要的资料，若能在20秒内找到，说明你的档案资料管理很好！
以下方法和思路，仅供参考：
1.提示：特种设备技术档案管理 要点
对特种设备进行编号，按“一机一档”建立档案。安全技术档案至少包括以下内容：
使用登记证；
《特种设备使用登记表》
特种设备设计、制造技术资料和文件，包括设计文件、产品质量合格证明(含合格证及其数据表、质量证明书)、安装及使用维护保养说明、监督检验证书、型式试验证书等；
特种设备安装、改造和修理的方案、图样、材料质量证明书和施工质量证明文件、安装改造修理监督检验报告、验收报告等技术资料；
特种设备定期自行检查记录(报告)和定期检验报告；
特种设备日常使用状况记录；
特种设备及其附属仪器仪表维护保养记录；
特种设备安全附件和安全保护装置校验、检修、更换记录和有关报告；
特种设备运行故障和事故记录及事故处理报告。
特种设备节能技术档案包括锅炉能效测试报告、高耗能特种设备节能改造技术资料等
2.设备档案电子化的建议：
1）.若有时间，你可购买扫描仪，企业扫描厚的厂商设备说明书，比较好用的扫描仪。
高拍仪：扫描质量不如平板扫描仪、高速扫描仪，高拍仪的优点：不用拆书即可扫描比较厚的资料/书籍。
平板扫描仪：扫描质量比高拍仪、高速扫描仪清晰，比较适合扫描照片。缺点：不方便扫描太厚的书籍，扫描时间相对忙，扫描一张平均时间是7~19秒。
双面高速扫描仪：每分钟可扫描约40张左右。若公司文档资料都，建议选择高速扫描仪。如：富士通（Fujitsu） ScanSnap iX1500 、ix1600扫描仪、Fi-7140 扫描仪等。
提示：
1.扫描时应选择有OCR识别功能的。
2.可在“京东”搜索关键词“扫描仪”，根据自己的需要选择适合的扫描仪。
2）.对已经报废或不再使用的设备档案，可向企业主管领导提出申请报废，以减少失效资料占用空间。当然，设备档案推荐性标准对设备档案的保存时间是30年，但具体的时间可由企业根据管理需要自己确定。
3.以下是蒋老师在企业培训时，有关设备档案管理的答疑截图，仅供参考：
摘自《2019版设备管理体系（PMS）标准化建设专题讲座》
提问：国核运行-朱：2019-9-7 13:18:39
看了蒋老师关于设备档案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑问，希望能得到各位老师的指导。
1. 各位老师所在企业的设备档案，是设备管理部门整理保管的，还是档案管理部门负责归档保管的？
2.设备从规划、计划到选型到采购到验收，这个过程的设备档案相对静态，对于重要设备就一机一档了。但设备还有使用记录、维护保养记录、维修记录、计量校准保管等动态管理记录。这些记录每年更新到设备档案中，还是每年合在一起为好？我们公司经常接受外部审查，一般都会要求拿出各种动态记录，如果分散在各个设备的档案中，查找都不是很方便。各位老师都是怎么做的？
谢谢！周末愉快
看了蒋老师关于设备档案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑问，希望能得到各位老师的指导。
朱提问1. 各位老师所在企业的设备档案，是设备管理部门整理保管的，还是档案管理部门负责归档保管的？
蒋良君回答1：这个看企业内部档案管理如何分工了，通常的管理分工如下：
1）没有档案室的，由设备部管理。
2）没有文控管理室的，由设备部管理。
3）有文控室的，设备使用说明书类相对固定的信息，由文控室管理。动态记录，由设备部管理。
4）有档案室的，也分几种情况：
a)设备前期资料，由档案室管理。运行期资料和记录，由设备部管理。
b)设备前期资料由档案室管理。运行期资料和记录，由设备部每月送档案室归档。
朱提问2：设备从规划、计划到选型到采购到验收，这个过程的设备档案相对静态，对于重要设备就一机一档了。但设备还有使用记录、维护保养记录、维修记录、计量校准保管等动态管理记录。这些记录每年更新到设备档案中，还是每年合在一起为好？
我们公司经常接受外部审查，一般都会要求拿出各种动态记录，如果分散在各个设备的档案中，查找都不是很方便。各位老师都是怎么做的？
蒋良君回答2：
1）特种设备，可以合在一起。
2）计量校准的计量证明、记录，独立归档，按年、月顺序归档，档案应设封面+序号，方便查询。
3）除1）2）两种情况外的归档规则【部门/车间别——设备类别——记录类别——年类别】，为方便查询，可按部门/车间的设备类别分，再对设备类按使用记录、维护保养记录、维修记录分类。按月装订（封面和侧面标示醒目的记录名称、年月标签），然后再按年装在透明袋或用绳子系（年度的记录，封面和侧面应标示醒目的记录名称、年。侧面标签，就是叠在一起，从外面的标签就可看出记录的名称、年月）。
记录多了，可用纸箱装，纸箱外也应标示设备名称、记录名称、年月。
4）按每个企业规定的记录保存期，到期可申请报废。
5）外部审查，通常是看3个月内或当年的记录。资料、记录是否好查阅，关键是看你的记录分类和索引标示，最关键的是索引标示（目录清单+记录标签）
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