如何管理好企业内比较分散的备件？

文 ▏成都华标企管 首席顾问  蒋良君 

群友问：
我们公司有很多设备要管理，而且分散在多个分公司，但企业管理系统当时开发的时候没有设备管理的模块，现在只能有各分公司的专人要管理，但时常出现这些用品数量有出入的问题，导致隔一段时间就需要进行长时间的核对，有没有什么方法可以有效管理这些设备的备品备件呢？

蒋良君答：

      你的主要问题是多个分公司，对设备备品备件的数量，存在帐物不符，或帐与帐不符，这个数量的差异，通常易出问题的环节是入库、领用、分公司车间级的临时储存备件、备件更换。

1.首先，你要诊断下你的出入库管理是否存在漏洞。零部件入库，除了收货员外，最好有人监督抽查入库备品备件的数量和质量验收。

2.对于公司（一级库）、分公司（二级库）的备品备件库，你要检查下，是否有落实及时、正确记录物品出入库的数据？是否落实日常循环盘点？是否有人定期去库房抽查数量？

3.对于分公司下面的车间（三级库），是否存在小的备件库或方便车间现场用的备件，若有，你则应设计一个备品备件统计表（你若没有可找我提供），要求各分公司必须把车间级的备件数量管起来，分公司管物的数量，实际物品由车间管理，但也必须严格按备件出入库制度管理。提示：1 对车间级的备件，分公司设备管理部门也应每月进行抽查，以督促车间能做好备件的数量管理。2 若有修复可再用的备件配件，也应登记，但必须注明是修复件。

4.对于维护、维修、定期换件所需的新备件，在更换时，必须由设备使用单位的人员确认备件更换数量，更换下来的旧品，也必须进行登记（以便好核对出库的新品与旧品数量的真实性）。

5.你目前还没有用软件进行备品备件管理，先可用好EXCEL，若你公司的网络有联网，则可设置一个共享文件夹，并设置好文档密码（非本人不可编辑），这样，也方便公司层能随时查阅。
6.要求各分公司必须确保账物相符，帐帐相符，每周轮流核对。发现异常时，可按公司的管理程序进行调帐。

7.所有的备品备件，一个物品，必须确保其编码的唯一性。（非常重要）

      作为公司，若要管控好全公司及各分公司的备件，还是建议你在原系统的基础上增加备件管理的专用模块，若需要另外购买备件管理模块，你应考虑到数据库的接口。

      以上几个环节，你还必须有相应的管理制度，核心的是考核办法，应具体写明，不按要求执行的应如何考核。要有执行、有检查、还要有人监督检查者是否按要求的时间做好了检查工作。

    

提问者评价：非常感谢，提供了不错的思路！
 

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